Zoomでオンラインセミナー開催時に多かった問い合わせアーカイブ

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とっちゃん@nyanco! です。

先日、仕事でZoom(ズーム)のウェビナーという機能を使ったオンラインセミナーを開催しました。

通常の申し込みZoomでの申し込み(参加できる人に制限をかけるため)という二段構えの申し込みをしてもらってようやくウェビナーにアクセスできるURLが届くという、少々ユーザー側に手間がかかるシステムだったので、当日は問い合わせが結構来そうだな…と思っていたら、予想通りでした。

今後オンラインセミナーを開催する方の参考になればと、いくつかピックアップして共有します。

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セミナー開催前に来た問い合わせ

開催の数時間前から始まり、開催が近づくにつれてだんだん問い合わせの数が多くなりました。

多かった内容は以下の通りです。

ウェビナーURLが見当たらない

一番多かったのがこちら。

二回目のズームの申し込みをしなければならないところ、まだ一回目しかしてなかったのが原因。

一回目の申し込み時の自動返信メールにわかりやすくその旨を記載していたつもりだったのですが、こういう方が一定数おられたということは、自動返信メールの内容に改善の余地がありそうです。

ウェビナーURLが記載されたメールが届かない

この問い合わせも多かったです。

二回目の申し込み時の自動返信メールがZoomドメインのアドレスから届くので、メールサーバーのフィルターなどで迷惑メール扱いになってしまったのが原因のようでした。

ちなみに送信元メールアドレスは no-reply@zoom.us です。

これは事前にアナウンスとして、「no-reply@zoom.us」というアドレスからメールが届くので、迷惑メールフィルターにかからないよう設定をお願いするしかなさそうですね。

それについてまた問い合わせが来るかもですが…^^;

セミナー開催中に来た問い合わせ

セミナーが始まってからも問い合わせがありました。

もうすでに始まっているから早くなんとかして!と焦ってる内容が多いのが特徴でした。

画面が真っ暗になった

開催前の注意事項のスライドは正常に映っていたのに、セミナーがスタートしたら映像が真っ暗になって音声だけになってしまった、という問い合わせ。

筆者も受付の傍らウェビナーには参加者として参加していたのですが、こちらではバッチリ講演者や資料が映っているので対処法が分からず…

自分のパソコンのカメラがオンになってないかなどなど他の設定も見てもらいましたが原因が分からず。

思い付きで「一度ウェビナーから退出して再度入ってみて下さい」と伝え一旦電話を切ったのですが、その後連絡はなかったので上手くいったようです。

その後落ち着いた時にGoogle先生で調べてみると、Zoomアプリのバージョンが古いとそう言った現象があるとのことだったので、次に同じ内容の問い合わせが来た時はバージョンアップの案内も合わせてしようと思ってます。

定員になって入れない

開催時間を過ぎてからウェビナーに入ろうとしたら「定員に達したので入れない」と出たけどどうしたら良いか?という問い合わせ。

定員は500まではいけるはずで、そこまでは全然余裕があったはずなのになぜ…?

Zoomのウェビナーは途中参加はできない仕様なのか?と調てみるも、そうでもなさそう。

担当者に色々調べてもらっていると、ウェビナーの設定で「人数制限をかける」という項目(慌てていたのでうる覚えです ^^;)にチェックが入ってる状態だったので、そこを外して再度試してもらうよう案内すると、上手くいったようでした。

おわりに

覚悟はしていたものの、メールと電話の問い合わせ対応でほぼ他の作業はできずの一日でした…

オンラインセミナーという今までになかったものなので、しばらくは開催当日は覚悟しておく必要がありそうです。

とりあえず数をこなして知見を積み上げていくしかないですね。

今回は無料セミナーだったからクレームめいたものは少なかったですが、これが有料のセミナーだったらこんなもんじゃ済まなかっただろうなぁ…と、想像するとちょっとビビリそうです。

本記事がどなたかの参考になれば幸いです。

今回は以上となります。
最後まで読んでいただきましてありがとうございました!
それではまた〜✧٩(ˊωˋ*)و✧

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